Modalités de collecte des renseignements

Nous recueillerons, utiliserons, tiendrons à jour et communiquerons vos renseignements conformément aux lois applicables.

Renseignements fournis par les écoles, les conseils scolaires et les éducateurs

Les écoles et les conseils scolaires qui utilisent les Services fournissent certains renseignements concernant leurs élèves (les « élèves »), les parents ou tuteurs des élèves, et leurs enseignants, conseillers et administrateurs (les « éducateurs ») au moment de la création des comptes.Le terme « utilisateurs » englobe les éducateurs, les élèves, les parents ou gardiens des élèves, les administrateurs autorisés des comptes d’école et les écoles. Le terme « utilisateur » désigne chacun d’eux.

Les écoles et les conseils scolaires peuvent fournir les renseignements personnels suivants sur les élèves :

• l’identifiant de l’élève, son prénom, son nom de famille, son sexe, sa date de naissance, son année scolaire actuelle, son école actuelle et l’école qu’il fréquentera l’an prochain;
• les écoles et les conseils scolaires peuvent aussi choisir de nous fournir les adresses de courriel des élèves dans le cadre du processus de création des comptes;
• (pour les écoles et les conseils scolaires qui utilisent le planificateur de cours) les cours suivis par les élèves, y compris le code et le nom des cours, la date d’achèvement des cours ou du niveau scolaire, les notes finales, les crédits obtenus et le semestre scolaire terminé;
• (pour les écoles et les conseils scolaires qui utilisent des services de relevés de notes électroniques) les données des relevés de notes à envoyer aux collèges et universités.

Les écoles et les conseils scolaires peuvent fournir des renseignements sur le parent ou le tuteur d’un élève, y compris son nom et son adresse de courriel, afin de permettre à Xello d’inviter ce parent ou tuteur à créer un compte et à examiner les renseignements de leurs élèves dans Xello. Les écoles et les conseils scolaires peuvent fournir le nom et l’adresse de courriel de chaque éducateur. Sinon, l’éducateur devra fournir une adresse de courriel ainsi que ses nom et prénom au moment de créer son propre compte. Les éducateurs peuvent soumettre des demandes d’assistance ou du contenu utilisateur.

Nous pouvons recueillir les renseignements suivants auprès d’une école ou d’un administrateur autorisé pour configurer et administrer un compte d’école :

• les coordonnées de l’administrateur autorisé ainsi que les renseignements sur son école qui sont requis pour acheter et configurer des comptes, comme le nom et l’adresse de l’école, l’adresse de facturation et le nombre d’élèves;
• les demandes d’assistance et tout autre renseignement soumis par une école ou un administrateur autorisé.

Renseignements fournis par les élèves

Les Services permettent à chaque élève de découvrir le cheminement particulier qui lui convient grâce à un processus d’apprentissage axé sur la recherche et la découverte. Au fur et à mesure qu’ils apprennent à se connaître au moyen d’évaluations et d’observations, les élèves peuvent enregistrer des professions, des écoles, des programmes et des expériences sur une feuille de route visuelle dynamique facile à mettre à jour et à partager.

Étant donné la raison d’être des Services, les élèves peuvent fournir une variété de renseignements, y compris certains renseignements personnels sur les élèves dans les Services. Les élèves peuvent fournir des renseignements tels que leur adresse de courriel, leur numéro de téléphone, leur adresse postale, leur avatar personnel, leur objectif d’études, leurs secteurs préférés, leurs centres d’intérêt, leurs compétences, leurs résultats aux examens, leurs expériences de travail, leurs expériences de bénévolat, leur plan de cours du secondaire, leurs plans de préparation à l’avenir, et tout autre renseignement ou contenu utilisateur qu’ils choisissent de partager.

Renseignements fournis par les visiteurs

Nous pouvons recueillir les renseignements suivants directement auprès des utilisateurs et d’autres visiteurs :

• demandes de renseignements : lorsque vous présentez une demande de renseignements ou communiquez avec nous pour une autre raison, nous recueillons les détails de votre demande et vos coordonnées identificatoires (y compris votre nom, votre adresse de courriel, votre numéro de téléphone et votre adresse);
• demandes d’assistance : lorsque vous présentez une demande d’assistance ou posez une question, nous recevons votre demande ou question ainsi que les coordonnées identificatoires qui l’accompagnent.

Renseignements recueillis automatiquement

Lorsqu’un utilisateur utilise les Services ou qu’un visiteur accède au site Web de Xello, nous recueillons des renseignements sur ses interactions avec les Services (p. ex. les pages consultées, les liens suivis et les autres actions exécutées) et sur son utilisation des Services au fil du temps. Les autres renseignements que nos serveurs recueillent automatiquement sur les utilisateurs ou visiteurs peuvent inclure la nature de la demande Web, l’adresse IP, ainsi que le type de navigateur et d’appareil mobile utilisés. Il se peut que nous recueillions des données analytiques, ou que nous utilisions des outils analytiques tiers, pour nous aider à mesurer le trafic et les tendances d’utilisation des Services. Nous n’autorisons aucun réseau publicitaire tiers à recueillir des renseignements sur les utilisateurs des Services.

Modalités d’utilisation des renseignements

Nous utilisons les renseignements recueillis, y compris les renseignements personnels et le contenu utilisateur des élèves, pour aider ceux-ci à se forger un brillant avenir.

Plus précisément, nous utilisons ces renseignements :

• pour fournir, améliorer et analyser les Services;
• pour répondre aux questions, aux commentaires et aux demandes de renseignements, ou pour offrir un soutien à la clientèle;
• pour respecter les lois ou le processus judiciaire applicables;
• pour détecter, examiner et prévenir les activités qui pourraient contrevenir à nos Conditions d’utilisation ou à la loi;
• pour administrer, dépanner et sécuriser les Services;
• sur directive d’une école ou d’un conseil scolaire qui utilise les Services sous licence.

Nous ne vendons ni ne louons les renseignements personnels des élèves ou le contenu utilisateur fourni dans les Services, y compris à des fins publicitaires. Nous ne divulguons ni ne fournissons les renseignements personnels des élèves ou le contenu utilisateur fourni à des tiers pour quelque motif que ce soit, sauf indication contraire dans la présente Politique de confidentialité ou sur directive d’une école.

Nous utilisons et partageons des données agrégées anonymisées à différentes fins, notamment pour améliorer la conception, les fonctionnalités et le fonctionnement des Services, à des fins de marketing, à des fins commerciales générales et à des fins administratives.

En plus de ce qui précède, nous utilisons les renseignements de l’école ou de son administrateur autorisé pour faire connaître les fonctionnalités des Services ou les modifications apportées à nos politiques, et pour communiquer de l’information sur les Services aux écoles, y compris votre compte, les transactions avec nous et les alertes de sécurité.

Services tiers

Certains produits ou services tiers (comme l’authentification unique pour les services de préparation aux examens) pourraient être mis à la disposition des écoles, qui pourront choisir de les intégrer aux Services ou de les utiliser dans le cadre des Services. Une école n’est pas tenue d’utiliser ces produits supplémentaires dans le cadre des Services. Avant de choisir d’utiliser de tels produits ou services tiers, les écoles devraient examiner les conditions, les politiques et les pratiques qui y sont associées afin de comprendre l’utilisation qui serait faite des renseignements personnels recueillis, y compris ceux des élèves. Nous nous efforçons de mettre à la disposition des écoles des services tiers qui leur seront utiles, mais nous ne sommes pas responsables de leurs pratiques, notamment en ce qui concerne les renseignements personnels.

Modalités de protection des renseignements

Nous nous engageons à protéger les renseignements personnels, y compris ceux des élèves, ainsi que le contenu utilisateur soumis aux Services. Nous avons de nombreux systèmes en place pour aider à les protéger contre les atteintes à la sécurité, les attaques par déni de service et la destruction des données. Ces mesures comprennent la sécurité physique et les sauvegardes, la restriction de l’accès des employés aux données, et une politique globale sur les atteintes à la sécurité.

Tout le trafic qui transite par les Services est chiffré sur un serveur sécurisé SSL (Secure Socket Layers). Nous utilisons des mécanismes de hachage conformes aux normes de l’industrie pour protéger les données sensibles, comme les mots de passe, et toutes les données sauvegardées sont chiffrées. Notre infrastructure réseau est surveillée jour et nuit par un système de détection des intrusions, tandis que tous les serveurs utilisent une protection antivirus avec mises à jour complètes de signatures. Nous tenons à jour un plan de reprise après sinistre détaillé et fréquemment testé qui comprend plusieurs niveaux de redondance en plus d’une robuste stratégie de sauvegarde.

Nos employés qui ont besoin d’accéder à des renseignements personnels, y compris ceux des élèves, pour exercer leurs fonctions doivent se soumettre à une vérification de leurs antécédents criminels et signer une entente de non-divulgation avant d’entrer en fonction.

Vos choix

Renseignements fournis par les écoles et les conseils scolaires

Les renseignements fournis par les écoles et les conseils scolaires sont contrôlés par les établissements d’enseignement. Si vous avez des questions concernant l’examen, la modification ou la suppression des renseignements personnels qui nous ont été fournis, veuillez communiquer directement avec votre établissement d’enseignement.

Les écoles peuvent mettre à jour les informations sur les comptes et modifier les Services en se connectant au compte administrateur ou en communiquant avec nous.

Renseignements fournis par les élèves

Les Services offrent un ensemble robuste d’outils et de fonctionnalités qui permettent aux élèves de modifier ou de supprimer leurs renseignements personnels et le contenu utilisateur qu’ils ont ajouté.

Les élèves peuvent également demander que leurs renseignements personnels et leur contenu utilisateur soient modifiés ou supprimés en nous envoyant un courriel à privacy@xello.world. Si la loi nous y autorise, nous répondrons à votre demande dans les 30 jours. Veuillez noter que cette demande pourrait être transmise à l’école pour que celle-ci fournisse des instructions.

Les utilisateurs peuvent mettre à jour leurs préférences de notification individuelles afin de contrôler certains messages relatifs aux Services. D’autres messages concernant les Services (comme les communications relatives à la réinitialisation du mot de passe) ne peuvent pas être désactivés.

Renseignements fournis par d’autres visiteurs

Selon la juridiction du visiteur, certains droits relatifs à l’information peuvent être disponibles, comme décrit plus loin ci-dessous. Plus précisément, vous pourriez être en mesure de demander à ce que nous :

• fournissions l’accès à certains renseignements que nous recueillons, ou que nous fournissions une copie de ceux-ci;
• empêchions le traitement des renseignements à des fins de marketing direct (y compris tout traitement à des fins de marketing direct basé sur le profilage);
• mettions à jour les renseignements obsolètes ou incorrects;
• restreignions la façon dont nous traitons et divulguons certains renseignements;
• transférions des renseignements à un fournisseur de services tiers;
• révoquions le consentement préalablement fourni pour le traitement des renseignements; et
• supprimions certains renseignements que nous détenons (vous voulez que l’on vous oublie).

Veuillez noter, cependant, que certains renseignements peuvent être exemptés de telles demandes dans certaines circonstances, ce qui peut inclure si nous devons continuer à traiter vos renseignements pour nos intérêts légitimes ou pour nous conformer à une obligation légale.

Pour effectuer une telle demande, vous pouvez nous envoyer un courriel à l’adresse suivante : privacy@xello.world

.

Conservation des données

Après clôture ou désactivation du compte d’une école, nous conserverons les renseignements personnels et le contenu utilisateur pour une période de 90 jours. Si l’école décide de renouveler son contrat durant cette période de 90 jours, votre compte et tous les renseignements connexes seront restaurés. À la fin des 90 jours, ou plus tôt à la demande de l’école, nous supprimerons ou transférerons (et donnerons pour directive aux sous-traitants de supprimer ou de transférer) à l’école qui détient les droits connexes : les renseignements personnels des élèves (y compris les dossiers FERPA), les renseignements personnels des éducateurs, ainsi que le contenu utilisateur en notre possession ou en possession du sous-traitant. Nonobstant ce qui précède, nous pouvons conserver certains renseignements si la loi l’exige ou pour démontrer notre conformité aux lois applicables.

À tout moment sur résiliation d’une entente ou autrement à sa discrétion, l’école peut nous demander de supprimer l’ensemble des renseignements personnels et du contenu utilisateur des élèves. Nous suivrons ces instructions dans les 30 jours suivant leur réception.

Concernant les renseignements sur d’autres visiteurs, nous conservons ces renseignements aussi longtemps que nécessaire dans le but de fournir les Services demandés ou en vertu de la loi.

Fondement juridique concernant l’utilisation (p. ex., le traitement) des renseignements

Les lois de certaines juridictions exigent que les entreprises vous informent des motifs juridiques sur lesquels elles s’appuient pour traiter vos renseignements. Nos bases juridiques pour le traitement de vos renseignements, telles que décrites dans la présente Politique de confidentialité, sont les suivantes :

• lorsque l’utilisation des renseignements est nécessaire pour remplir nos obligations en vertu d’un contrat (par exemple, pour se conformer aux conditions d’utilisation de nos Services ou à notre contrat pour fournir nos Services);
• lorsque l’utilisation des renseignements est nécessaire pour nos intérêts légitimes ou les intérêts légitimes d’autrui (par exemple, pour assurer la sécurité de nos Services, pour offrir nos Services, pour effectuer et recevoir des paiements, pour se conformer aux exigences légales et pour défendre nos droits légaux, et pour prévenir la fraude);
• pour des raisons de conformité légale;
• avec consentement; ou
• pour d’autres motifs, tels que requis ou autorisés par la loi dans le contexte spécifique respectif.

Lieu de traitement et de stockage des données

Veuillez noter que les données recueillies aux États-Unis, au Canada et au Royaume-Uni resteront stockées dans le pays d’origine. Les données recueillies auprès des utilisateurs d’autres pays seront stockées dans le pays d’origine de l’application. Par exemple, si un utilisateur accède à la version américaine de Xello, ses données seront stockées aux États-Unis.

En outre, en fournissant les Services, nous pouvons traiter vos données dans d’autres juridictions où Xello (et ses fournisseurs de services) opère, y compris les États-Unis, le Canada et le Royaume-Uni.

Protection des renseignements personnels des enfants

Les élèves ne sont pas autorisés à créer leurs propres comptes dans les Services. Les comptes des élèves sont créés sous la direction de l’école ou des éducateurs. Seuls les éducateurs autorisés par l’école dans les Services ont accès aux renseignements personnels et au contenu des élèves.

Aux États-Unis, nous sommes tenus en vertu de la Children’s Online Privacy Protection Act (COPPA) d’obtenir le consentement vérifiable des parents avant de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels sur des enfants âgés de moins de 13 ans. Conformément aux dispositions de la COPPA, nous comptons sur l’école pour obtenir le consentement des parents à la collecte en ligne des renseignements personnels sur les enfants qui fréquentent l’école.

Modification de notre Politique de confidentialité

Il se peut que nous modifiions la présente Politique de confidentialité de temps à autre, alors nous vous recommandons de consulter cette page à intervalles périodiques. Si nous apportons un changement important à la présente Politique de confidentialité en ce qui concerne les modalités de collecte et d’utilisation des renseignements personnels, nous en aviserons l’école et les utilisateurs au moins 30 jours à l’avance en envoyant un courriel à l’adresse indiquée dans leur compte. Il incombe aux écoles de nous fournir une adresse de courriel active et à jour où nous pouvons envoyer les avis de ce genre et de consulter périodiquement la présente Politique de confidentialité afin de vérifier si elle a été modifiée. De même, les écoles qui utilisent les Services sous licence pour leurs élèves seront avisées de toute modification importante à notre Politique de confidentialité par courriel au moins 30 jours à l’avance.

Politique relative aux lanceurs d’alerte

Xello s’engage à respecter les normes les plus élevées en matière de transparence et de responsabilité. En tant que communauté, nous avons la responsabilité professionnelle de nous exprimer et de signaler un comportement contraire à l’éthique. Si un membre de l’équipe Xello (actuel ou ancien), un sous-traitant, un bénévole ou un utilisateur/client croit que Xello ou un membre de son personnel a pris des mesures qui sont préoccupantes par rapport à une faute professionnelle ou à une pratique répréhensible, toutes les étapes raisonnables doivent être suivies pour communiquer les préoccupations en utilisant les voies appropriées. Ces préoccupations peuvent inclure :

• Une faute ou irrégularité financière ou de la fraude
• Le défaut de se conformer à une obligation ou à un statut légal
• Des dangers pour la santé et la sécurité ou pour l’environnement
• Une activité criminelle
• Une conduite inappropriée ou un comportement contraire à l’éthique
• La tentative de dissimuler l’une de ces actions

Toutes les personnes qui divulguent de telles préoccupations seront protégées à condition que la divulgation soit faite :

• de bonne foi;
• dans la croyance raisonnable que la divulgation tend à montrer une faute ou une conduite inappropriée et qu’elle a été communiquée à une personne appropriée (voir ci-dessous). Il est important de noter qu’aucune protection contre les procédures disciplinaires internes n’est offerte à ceux qui choisissent de ne pas communiquer en passant par les voies identifiées.

Xello traitera toutes ces divulgations de manière confidentielle et sensible. Nous nous efforçons de garder confidentielle l’identité de la personne qui rend l’allégation tant qu’elle ne fait pas obstacle et ne nuit pas à l’enquête. Toutefois, le processus d’enquête peut révéler la source de l’information et la personne qui fait la divulgation peut avoir besoin de fournir une déclaration pour obtenir la preuve requise. Une personne peut communiquer par le biais de la voie désignée suivante : envoi d’un courriel confidentiel à l’adresse cultureteam@xello.world

Nous joindre

Si vous avez des questions concernant la présente Politique de confidentialité, veuillez nous envoyer un courriel à l’adresse privacy@xello.world.