Politique de confidentialité de Xello

La présente Politique de confidentialité s’applique aux personnes qui visitent le site Web de Xello (les « visiteurs ») ou aux utilisateurs (définis ci-dessous) de la plateforme ou du site Web de Xello, ou de tout autre site Web ou application de Xello qui contient un lien vers la présente Politique de confidentialité (collectivement, les « Services »).  En visitant le site Web ou en utilisant les Services, vous reconnaissez que vous avez lu la présente Politique de confidentialité et que vous comprenez que vos renseignements personnels seront traités conformément à celle-ci. Nous promettons de limiter l’utilisation de vos renseignements personnels recueillis par le biais des Services aux fins décrites dans la présente Politique de confidentialité et dans les Conditions d’utilisation.

Illustration d'une femme, les bras croisés avec une bulle de pensée contenant un cadenas sécurisé

Bienvenue dans Xello!

Xello est fourni par Xello Inc. (faisant affaire et désignée ci-après sous le nom de « Xello », « nous » ou « notre »), située au 1867, rue Yonge, bureau 700, Toronto (Ontario) M5S 1Y5, Canada.

Nous nous engageons à protéger vos renseignements personnels et à respecter toutes les lois en vigueur, y compris la Children’s Online Privacy Protection Act (« COPPA ») et la Family Educational Rights and Privacy Act (« FERPA ») des États-Unis, ainsi que la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») du Canada, en nous conformant à la présente Politique de confidentialité. Nous acceptons de nous conformer à toutes les lois applicables concernant la collecte et l’utilisation de vos renseignements personnels. En cas de conflit entre la version anglaise et une version traduite de la présente Politique, la version anglaise prévaudra. Aux fins de la présente Politique de confidentialité et de nos Conditions d’utilisation:

Le terme « renseignements personnels des élèves » désigne les renseignements qui peuvent, seuls ou avec d’autres informations disponibles, être raisonnablement utilisés pour identifier un élève actuel ou un ancien élève.  Les renseignements personnels des élèves peuvent inclure, sans s’y limiter, les dossiers FERPA.

Les termes qui ne sont pas définis dans la présente Politique de confidentialité ont la signification qui leur est donnée dans les Conditions d’utilisation.

Modalités de collecte des renseignements

Nous recueillerons, utiliserons, tiendrons à jour et communiquerons vos renseignements conformément aux lois applicables.

Renseignements fournis par les écoles, les conseils scolaires et les éducateurs

Les écoles et les conseils scolaires qui utilisent les Services fournissent certains renseignements concernant leurs élèves (les « élèves ») et leurs enseignants, conseillers et administrateurs (les « éducateurs ») au moment de la création des comptes.  Le terme « utilisateurs » englobe les éducateurs, les élèves, les parents ou gardiens des élèves, les administrateurs autorisés des comptes d’école et les écoles. Le terme « utilisateur » désigne chacun d’eux.

Les écoles et les conseils scolaires peuvent fournir les renseignements personnels suivants sur les élèves :

  • l’identifiant de l’élève, son prénom, son nom de famille, son sexe, sa date de naissance, son année scolaire actuelle, son école actuelle et l’école qu’il fréquentera l’an prochain;
  • les écoles et les conseils scolaires peuvent aussi choisir de nous fournir les adresses de courriel des élèves dans le cadre du processus de création des comptes;
  • (pour les écoles et les conseils scolaires qui utilisent le planificateur de cours) les cours suivis par les élèves, y compris le code et le nom des cours, la date d’achèvement des cours ou du niveau scolaire, les notes finales, les crédits obtenus et le semestre scolaire terminé;
  • (pour les écoles et les conseils scolaires qui utilisent des services de relevés de notes électroniques) les données des relevés de notes à envoyer aux collèges et universités.

Les écoles et les conseils scolaires peuvent fournir le nom et l’adresse de courriel de chaque éducateur. Sinon, l’éducateur devra fournir une adresse de courriel ainsi que ses nom et prénom au moment de créer son propre compte.  Les éducateurs peuvent soumettre des demandes d’assistance ou du contenu utilisateur.

Nous pouvons recueillir les renseignements suivants auprès d’une école ou d’un administrateur autorisé pour configurer et administrer un compte d’école :

  • les coordonnées de l’administrateur autorisé ainsi que les renseignements sur son école qui sont requis pour acheter et configurer des comptes, comme le nom et l’adresse de l’école, l’adresse de facturation et le nombre d’élèves;
  • les demandes d’assistance et tout autre renseignement soumis par une école ou un administrateur autorisé.

Renseignements fournis par les élèves

Les Services permettent à chaque élève de découvrir le cheminement particulier qui lui convient grâce à un processus d’apprentissage axé sur la recherche et la découverte. Au fur et à mesure qu’ils apprennent à se connaître au moyen d’évaluations et d’observations, les élèves peuvent enregistrer des professions, des écoles, des programmes et des expériences sur une feuille de route visuelle dynamique facile à mettre à jour et à partager.

Étant donné la raison d’être des Services, les élèves peuvent fournir divers renseignements personnels et autres, dont leur adresse de courriel, leur numéro de téléphone, leur adresse postale, leur avatar personnel, leur objectif d’études, leurs secteurs préférés, leurs centres d’intérêt, leurs compétences, leurs résultats aux examens, leurs expériences de travail, leurs expériences de bénévolat, leur plan de cours du secondaire, leurs plans de préparation à l’avenir, et tout autre renseignement ou contenu utilisateur qu’ils choisissent de partager.

Renseignements fournis par les visiteurs

Nous pouvons recueillir les renseignements suivants directement auprès des visiteurs:

  • demandes de renseignements : lorsque vous présentez une demande de renseignements ou communiquez avec nous pour une autre raison, nous recueillons les détails de votre demande et vos coordonnées identificatoires (y compris votre nom, votre adresse de courriel, votre numéro de téléphone et votre adresse);
  • demandes d’assistance : lorsque vous présentez une demande d’assistance ou posez une question, nous recevons votre demande ou question ainsi que les coordonnées identificatoires qui l’accompagnent.

Renseignements recueillis automatiquement

Lorsqu’un utilisateur utilise les Services ou qu’un visiteur accède au site Web de Xello, nous recueillons des renseignements sur ses interactions avec les Services (p. ex. les pages consultées, les liens suivis et les autres actions exécutées) et sur son utilisation des Services au fil du temps. Les autres renseignements que nos serveurs recueillent automatiquement sur les utilisateurs ou visiteurs peuvent inclure la nature de la demande Web, l’adresse IP, ainsi que le type de navigateur et d’appareil mobile utilisés. Il se peut que nous recueillions des données analytiques, ou que nous utilisions des outils analytiques tiers, pour nous aider à mesurer le trafic et les tendances d’utilisation des Services. Nous n’autorisons aucun réseau publicitaire tiers à recueillir des renseignements sur les utilisateurs des Services.

Modalités d’utilisation des renseignements

Nous utilisons les renseignements recueillis, y compris les renseignements personnels et le contenu utilisateur des élèves, pour aider ceux-ci à se forger un brillant avenir.

Plus précisément, nous utilisons ces renseignements :

  • pour fournir, améliorer et analyser les Services;
  • pour répondre aux questions, aux commentaires et aux demandes de renseignements, ou pour offrir un soutien à la clientèle;
  • pour respecter les lois ou le processus judiciaire applicables;
  • pour détecter, examiner et prévenir les activités qui pourraient contrevenir à nos Conditions d’utilisation ou à la loi;
  • pour administrer, dépanner et sécuriser les Services;
  • sur directive d’une école ou d’un conseil scolaire qui utilise les Services sous licence.

Nous ne vendons ni ne louons les renseignements personnels des élèves ou le contenu utilisateur fourni dans les Services. Nous ne divulguons ni ne fournissons les renseignements personnels des élèves ou le contenu utilisateur fourni à des tiers pour quelque motif que ce soit, sauf indication contraire dans la présente Politique de confidentialité ou sur directive d’une école.

En outre, nous nous abstenons d’utiliser, de vendre ou de louer les renseignements personnels des élèves ou le contenu utilisateur à des fins publicitaires.

Nous utilisons et partageons des données agrégées anonymisées à différentes fins, notamment pour améliorer la conception, les fonctionnalités et le fonctionnement des Services, à des fins de marketing, à des fins commerciales générales et à des fins administratives.

En plus de ce qui précède, nous utilisons les renseignements de l’école ou de son administrateur autorisé pour faire connaître les fonctionnalités des Services ou les modifications apportées à nos politiques, et pour communiquer de l’information sur les Services aux écoles, y compris votre compte, les transactions avec nous et les alertes de sécurité.

Modalités de partage des renseignements

Il se peut que nous permettions à certains tiers de confiance de suivre l’utilisation et d’analyser les renseignements tels que l’adresse source d’où provient une requête de page, votre adresse IP ou le nom de votre domaine, la date et l’heure de la requête de page, le site de référence (s’il y a lieu) et d’autres paramètres de l’URL. Ces données sont recueillies afin de mieux comprendre l’utilisation qui est faite de notre site Web et des Services, de maintenir et d’exploiter les Services, et d’en améliorer la performance. Il se peut que nous ayons recours à des tiers de confiance pour l’hébergement de certaines parties de l’infrastructure des Services, pour l’exploitation de différentes fonctionnalités des Services, pour le stockage du contenu, pour l’envoi des courriels, et pour le stockage des données en notre nom.

Nous pourrions divulguer des renseignements personnels dans certains cas spéciaux, notamment :

  • lorsque la loi ou un tribunal l’exige;
  • pour détecter, examiner et prévenir les activités qui pourraient contrevenir à nos Conditions d’utilisation ou à la loi;
  • pour résoudre un problème technique ou sécuriser les Services;
  • sur directive d’une école ou d’un conseil scolaire qui utilise Xello sous licence.

Il se peut également que nous partagions des renseignements personnels ou du contenu utilisateur en lien avec une fusion, un financement, une acquisition, une faillite, une dissolution, une transaction ou une procédure concernant la vente, le transfert, la cession ou la divulgation de tout ou partie de notre entreprise ou de nos actifs à une autre entreprise. En pareil cas, nous ne partagerons ces renseignements qu’avec une entreprise qui a convenu de respecter des normes de confidentialité des données au moins aussi rigoureuses que les nôtres, et après vous avoir avisé de la possibilité de refuser que ces renseignements soient partagés.

Services tiers

Certains produits ou services tiers (comme l’authentification unique pour les services de préparation aux examens) pourraient être mis à la disposition des écoles, qui pourront choisir de les intégrer aux Services ou de les utiliser dans le cadre des Services. Une école n’est pas tenue d’utiliser ces produits supplémentaires dans le cadre des Services. Avant de choisir d’utiliser de tels produits ou services tiers, les écoles devraient examiner les conditions, les politiques et les pratiques qui y sont associées afin de comprendre l’utilisation qui serait faite des renseignements personnels recueillis, y compris ceux des élèves. Nous nous efforçons de mettre à la disposition des écoles des services tiers qui leur seront utiles, mais nous ne sommes pas responsables de leurs pratiques, notamment en ce qui concerne les renseignements personnels.

Modalités de protection des renseignements

Nous nous engageons à protéger les renseignements personnels, y compris ceux des élèves, ainsi que le contenu utilisateur soumis aux Services. Nous avons de nombreux systèmes en place pour assurer leur protection contre les atteintes à la sécurité, les attaques par déni de service et la destruction des données. Ces mesures comprennent la sécurité physique et les sauvegardes, la restriction de l’accès des employés aux données, et une politique globale sur les atteintes à la sécurité.

Tout le trafic qui transite par les Services est protégé par le chiffrement des données sur un serveur sécurisé SSL (Secure Socket Layers). Nous utilisons des mécanismes de hachage conformes aux normes de l’industrie pour protéger les données sensibles, comme les mots de passe, et toutes les données sauvegardées sont chiffrées. Notre infrastructure réseau est surveillée jour et nuit par un système de détection des intrusions, tandis que tous les serveurs utilisent une protection antivirus avec mises à jour complètes de signatures. Nous tenons à jour un plan de reprise après sinistre détaillé et fréquemment testé qui comprend plusieurs niveaux de redondance en plus d’une robuste stratégie de sauvegarde.

Nos employés qui ont besoin d’accéder à des renseignements personnels, y compris ceux des élèves, pour exercer leurs fonctions doivent se soumettre à une vérification de leurs antécédents criminels et signer une entente de non-divulgation avant d’entrer en fonction.

Vos choix

Renseignements fournis par les écoles et les conseils scolaires

Les renseignements fournis par les écoles et les conseils scolaires sont contrôlés par l’établissement d’enseignement. Si vous avez des questions concernant l’examen, la modification ou la suppression des renseignements personnels qui nous ont été fournis, veuillez communiquer directement avec votre établissement d’enseignement.

Les écoles peuvent mettre à jour les informations sur les comptes et modifier les Services en se connectant au compte administrateur ou en communiquant avec nous.

Renseignements fournis par les élèves

Les Services offrent un ensemble robuste d’outils et de fonctionnalités qui permettent aux élèves de modifier ou de supprimer leurs renseignements personnels et le contenu utilisateur qu’ils ont ajouté.

Les élèves peuvent également demander que leurs renseignements personnels et leur contenu utilisateur soient modifiés ou supprimés en nous envoyant un courriel à privacy@xello.world. Si la loi nous y autorise, nous répondrons à votre demande dans les 30 jours.  Veuillez noter que cette demande pourrait être transmise à l’école pour que celle-ci fournisse des instructions.

Les utilisateurs peuvent mettre à jour leurs préférences de notification individuelles afin de contrôler certains messages relatifs aux Services. D’autres messages concernant les Services (comme les communications relatives à la réinitialisation du mot de passe) ne peuvent pas être désactivés.

Conservation des données

Après clôture ou désactivation du compte d’une école, nous conserverons les renseignements personnels et le contenu utilisateur pour une période de 90 jours. Si l’école décide de renouveler son contrat durant cette période de 90 jours, votre compte et tous les renseignements connexes seront restaurés. À la fin des 90 jours, ou plus tôt à la demande de l’école, nous supprimerons ou transférerons (et donnerons pour directive aux sous-traitants de supprimer ou de transférer) à l’école qui détient les droits connexes : les renseignements personnels des élèves (y compris les dossiers FERPA), les renseignements personnels des éducateurs, ainsi que le contenu utilisateur en notre possession ou en possession du sous-traitant. Nonobstant ce qui précède, nous pouvons conserver certains renseignements si la loi l’exige ou pour démontrer notre conformité aux lois applicables.

À tout moment sur résiliation d’une entente ou autrement à sa discrétion, l’école peut nous demander de supprimer l’ensemble des renseignements personnels et du contenu utilisateur des élèves. Nous suivrons ces instructions dans les 30 jours suivant leur réception.

Protection des renseignements personnels des enfants

Les élèves ne sont pas autorisés à créer leurs propres comptes dans les Services. Les comptes des élèves sont créés sous la direction de l’école ou des éducateurs. Seuls les éducateurs autorisés par l’école dans les Services ont accès aux renseignements personnels et au contenu des élèves.

Aux États-Unis, nous sommes tenus en vertu de la Children’s Online Privacy Protection Act (COPPA) d’obtenir le consentement vérifiable des parents avant de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels sur des enfants âgés de moins de 13 ans. Conformément aux dispositions de la COPPA, nous comptons sur l’école pour obtenir le consentement des parents à la collecte en ligne des renseignements personnels sur les enfants qui fréquentent l’école.

Modification de notre Politique de confidentialité

Il se peut que nous modifiions la présente Politique de confidentialité de temps à autre, alors nous vous recommandons de consulter cette page à intervalles périodiques. Si nous apportons un changement important à la présente Politique de confidentialité en ce qui concerne les modalités de collecte et d’utilisation des renseignements personnels, nous en aviserons l’école et les utilisateurs au moins 30 jours à l’avance en envoyant un courriel à l’adresse indiquée dans leur compte. Il incombe aux écoles de nous fournir une adresse de courriel active et à jour où nous pouvons envoyer les avis de ce genre et de consulter périodiquement la présente Politique de confidentialité afin de vérifier si elle a été modifiée. De même, les écoles qui utilisent les Services sous licence pour leurs élèves seront avisées de toute modification importante à notre Politique de confidentialité par courriel au moins 30 jours à l’avance.

Nous joindre

Si vous avez des questions concernant la présente Politique de confidentialité, veuillez nous envoyer un courriel à l’adresse privacy@xello.world.